Czternaście osób, stoisko na MTP w Poznaniu, montaż w poniedziałek, targi od wtorku do czwartku. Dział marketingu rozsyła maila: „jedziemy prywatnymi autami, rozliczymy kilometrówkę”. Trzy tygodnie później ktoś liczy delegacje i okazuje się, że wyszło drożej niż autokar, a połowa zespołu dojechała o różnych porach.
Wyjazd na targi rozpada się zawsze w tym samym miejscu – nie na trasie, tylko na koordynacji. Poniżej rozpisane, jak to poukładać.
To pierwsza decyzja i warto ją podjąć, zanim zadzwonicie po wycenę, bo zmienia cały układ.
Wariant z montażem. Ekipa techniczna jedzie dzień wcześniej, zwykle rano, ze sprzętem i materiałami. Autokar wraca pusty albo zostaje na miejscu. Potem w dniu otwarcia dowozicie resztę zespołu. To dwa osobne kursy i tak je wyceniamy.
Wariant jednodniowy. Cały zespół jedzie rano w dniu targów, stoisko postawił wcześniej wynajęty zabudowca. Jeden kurs, powrót wieczorem, nikt nie nocuje. Najtańszy i najczęściej wybierany układ przy wyjazdach do Poznania i Wrocławia.
Wariant z noclegiem. Przy trzydniowych targach w Warszawie czy Berlinie autokar odwozi grupę i wraca po niej ostatniego dnia. Wtedy płacicie za dwa przejazdy, a nie za postój pojazdu przez trzy dni.
| Godzina | Co się dzieje |
|---|---|
| 5:40 | Zbiórka pod biurem, załadunek materiałów i roll-upów |
| 6:00 | Wyjazd z Wrocławia |
| 7:30 | Postój techniczny, około 20 minut |
| 8:40 | Przyjazd pod teren targowy |
| 9:00 | Wejście na halę, zespół na stoisku |
| 17:00 | Zamknięcie hali, zbiórka przy autokarze |
| 17:20 | Wyjazd w drogę powrotną |
| 20:00 | Powrót pod biuro |
Dwadzieścia minut między zamknięciem hali a wyjazdem to nie jest zapas kurtuazyjny. Przy czternastu osobach zawsze ktoś kończy rozmowę z klientem, a przy pełnym autokarze dochodzi jeszcze ruch wyjazdowy z parkingu targowego, który po zamknięciu potrafi stać kwadrans.
Rozliczamy ryczałtem od dystansu trasy. Cena jest za cały pojazd, nie za osobę, i obejmuje kierowcę, paliwo, autostrady, parkingi oraz ubezpieczenie.
| Dystans | Autobus do 30 miejsc | Autokar powyżej 50 miejsc |
|---|---|---|
| do 50 km | 700 zł | 1 000 zł |
| do 100 km | 1 000 zł | 1 500 zł |
| do 200 km | 1 500 zł | 2 000 zł |
| do 300 km | 1 800 zł | 2 400 zł |
| powyżej 300 km | 6 zł za km | 8 zł za km |
Jak to wygląda na konkretnych kierunkach targowych z Wrocławia:
Przy czternastu osobach jadących do Poznania wychodzi nieco ponad sto złotych na osobę za cały dzień. Kilometrówka za siedem prywatnych aut na tej samej trasie kosztuje więcej, a do tego dochodzą parkingi targowe liczone od pojazdu. Ostateczną wycenę zawsze przygotowujemy na konkretnej trasie i terminie.
Czas oczekiwania jest wliczony w cenę. Kierowca parkuje na terenie targowym albo w wyznaczonej strefie autokarowej i czeka do końca dnia.
W praktyce daje wam to jeszcze jedną rzecz, o której firmy zapominają przy pierwszym wyjeździe: autokar jest magazynem. Materiały, katalogi, kurtki, torby, zapasowe roll-upy – to wszystko może zostać w pojeździe zamiast zajmować miejsce na stoisku. Przy kilkudniowych targach wystarczy umówić się z kierowcą, kiedy podjechać pod halę po dostawę.
Jeśli program dnia obejmuje kolację z klientami albo after party w mieście, autokar może przewieźć grupę między punktami. To nie jest osobny kurs, tylko zmiana trasy w ramach tego samego dnia – mówimy o tym przy wycenie, a nie po fakcie.
Flota liczy siedem pojazdów od 8 do 59 miejsc i przy targach korzystamy z całej rozpiętości.
| Liczba osób | Pojazd | Uwaga |
|---|---|---|
| do 8 | Toyota Proace Verso 8+1 | zarząd, delegacja handlowa, szybki wyjazd i powrót |
| do 28 | Iveco Marko Polo | najczęstszy wybór przy wyjazdach targowych |
| do 29-30 | Iveco Euro 6 lub Mercedes | gdy dochodzą osoby spoza działu |
| do 50 | Van Hool Acron | duża delegacja, dwa działy razem |
| do 54-59 | VDL Futura, Iveco Recreo | toaleta na pokładzie, trasy powyżej 300 km |
Przy Warszawie i Berlinie toaleta na pokładzie przestaje być luksusem, bo czterogodzinny przejazd bez postoju z czterdziestoma osobami i tak skończy się przerwą na MOP. Jeśli wahacie się między busem a dużym autokarem, rozpisaliśmy to w porównaniu busa 28-osobowego z autokarem 50-miejscowym.
Ile materiałów jedzie z wami. Stoisko to nie bagaż podręczny. Przy paletach, konstrukcjach i kartonach katalogów podajcie to od razu, dobierzemy pojazd z odpowiednim lukiem albo zaproponujemy osobny kurs techniczny.
Czy wszyscy wracają tego samego dnia. Zdarza się, że dwie osoby zostają na kolację branżową i wracają pociągiem. Kierowca musi wiedzieć, na kogo czeka, a na kogo nie.
Kto jest osobą kontaktową. Jedna osoba z numerem do kierowcy, nie czternaście. To brzmi banalnie, ale ratuje poranek, gdy ktoś zaspał.
Sezon targowy to wrzesień, październik i marzec. W tych miesiącach autokary z Wrocławia rezerwuje się szybciej niż zwykle, bo w te same terminy wyjeżdżają szkoły i grupy turystyczne.
Na wyjazd targowy zarezerwujcie dwa do trzech tygodni wcześniej. Przy dużych imprezach, na które jedzie pół branży – miesiąc. Poza sezonem tydzień zwykle wystarczy.
Obsługujemy firmy z całego Dolnego Śląska, nie tylko z Wrocławia. Podstawienie autokaru pod siedzibę w Świdnicy, Legnicy czy Wałbrzychu to standard, nie dopłata za fanaberię.
Tak, czas oczekiwania jest wliczony w cenę przejazdu. Autokar stoi na terenie targowym albo w strefie dla autokarów.
Za cały pojazd. Nie ma znaczenia, czy w 28-osobowym busie pojedzie czternaście czy dwadzieścia sześć osób.
Tak. Luki bagażowe w autokarach mieszczą konstrukcje i kartony. Przy większych ładunkach zgłoście to przy rezerwacji, żebyśmy dobrali odpowiedni pojazd.
Tak. Najczęściej jeździmy do Berlina, Pragi i Drezna, z pełną dokumentacją i ubezpieczeniem zagranicznym. Dalsze kierunki wyceniamy indywidualnie.
Tak, wystawiamy ją po wykonaniu usługi. Jedna pozycja na fakturze zamiast czternastu rozliczeń kilometrówki.
Tak, w ramach tego samego dnia. Dodatkowe punkty na trasie ustalamy przy wycenie i uwzględniamy w cenie.
Kierowca czeka. Godzina w rozsądnych granicach nie zmienia ceny, a o większych przesunięciach wystarczy zadzwonić.
Zadzwoń: Piotr 662 913 972 albo Antoni 798 095 565 – odpowiadamy w ciągu 24 godzin i przygotowujemy bezpłatną wycenę. Napisz na wrocektravel@gmail.com: podaj termin, miasto targowe i liczbę osób, a wycenimy przejazd. Więcej o obsłudze wyjazdów firmowych znajdziecie na stronie wyjazdów integracyjnych.
E-Mail: wrocektravel@gmail.com
Tel: 662 913 972 Piotr
Tel: 798 095 565 Antoni